Совет депутатов муниципального образования "Красногорский район"
Московской области

РЕШЕНИЕ от 25 августа 2005 г. N 546/8

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
В АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОГОРСКОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


Рассмотрев проект решения "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Красногорского района Московской области", Совет депутатов решил:
1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Красногорского района Московской области (прилагается).
2. Опубликовать Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Красногорского района Московской области.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на комиссию Совета депутатов по регламенту, процедурам и местному самоуправлению.

Председатель Совета депутатов
В.Н. Крамаренко


Утвержден
решением Совета депутатов
муниципального образования
"Красногорский район"
Московской области
от 25 августа 2005 г. N 546/8

ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
КРАСНОГОРСКОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в администрации Красногорского района Московской области (далее по тексту - администрация) и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.
1.2. В администрации рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении главы Красногорского района, вице-главы Красногорского района и заместителей главы администрации Красногорского района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области и Уставом Красногорского района.
1.3. Рассмотрение обращений граждан производится главой Красногорского района, вице-главой Красногорского района, заместителями главы администрации.
Централизованное делопроизводство по обращениям граждан осуществляет общий отдел управления делами администрации Красногорского района Московской области.
1.4. Общий отдел регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее главе Красногорского района.
1.5. Все сотрудники администрации, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник общего отдела.
1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.
1.8. В администрации периодически проводится учеба работников структурных подразделений, занимающихся рассмотрением обращений граждан.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел управления делами администрации.
2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. При необходимости к письму подкалывается конверт.
2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, составляется акт в двух экземплярах по форме, утвержденной главой Красногорского района. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению.
2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста. В случае отсутствия текста письма принимающим почту составляется справка с текстом "Письма в адрес администрации Красногорского района нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.
2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится справочно-информационной службой общего отдела. Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка - бланк установленной формы с указанием даты приема обращения, номера регистрации, количества листов и телефона для справок по обращениям граждан.
Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
2.6. Обращения, поступившие на имя главы Красногорского района, вице-главы Красногорского района и заместителей главы администрации Красногорского района с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.
2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, электронной почте, "прямым" и "горячим линиям", принимаются и учитываются в журналах установленного образца сотрудниками общего отдела.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. На поступившие в администрацию обращения (в правом нижнем углу первой страницы письма) проставляются регистрационный штамп "Администрация Красногорского района", дата и номер. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Регистрация обращений производится с использованием программного комплекса "Обращения граждан".
3.2. При регистрации обращений граждан:
письму присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес.
Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ, и ставится приписка "и другие". Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы, аппарата Правительства Московской области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляются "Контроль", срок исполнения.
Обращение проверяется на повторность (при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка). Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. Все письменные обращения граждан поступают на рассмотрение главе Красногорского района, вице-главе, заместителям главы администрации, управляющему делами. В случае если вопрос находится в ведении заместителя главы администрации, обращение направляется на рассмотрение соответствующему заместителю.
4.2. В случае если заявитель ранее обращался в администрацию и не удовлетворен ответом исполнителя или обжалует действия соответствующих должностных лиц, принявших решение, такое обращение передается на рассмотрение главе или вице-главе Красногорского района.
4.3. Обращения, по которым имеются поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области, депутатские запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Московской областной Думы, направляются главе Красногорского района.
Обращения, взятые на контроль иными вышестоящими органами, направляются по принадлежности.
В случае направления контрольного обращения в структурное подразделение администрации Красногорского района по принадлежности одновременно дается поручение проинформировать о результатах рассмотрения организацию, взявшую обращение на контроль, общий отдел и заявителя.
4.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации Красногорского района, обращение в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина. Обращения, присланные не по принадлежности из других государственных органов, возвращаются в направившую организацию.
4.5. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений подписываются управляющим делами или его заместителем.
4.6. На письма, направленные в структурные подразделения администрации, распечатываются карточки по форме режима программного комплекса "Обращения граждан".
4.7. В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.

5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях

5.1. Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, в срок до пятнадцати дней.
5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях (в том числе с выездом на место), или их рассмотрение может быть поручено должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации и Губернатора Московской области о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок.
5.3. При рассмотрении обращения исполнитель готовит проект письма и согласовывает с главой района, вице-главой или заместителем главы администрации и после согласования печатает ответ заявителю на бланке установленной формы. При исполнении письма должны быть следующие реквизиты:
- точный адрес заявителя (из обращения);
- текст письма;
- фамилия, инициалы исполнителя;
- телефон для справок.
5.4. Контроль за исполнением, а также централизованную подготовку ответа заявителю (для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее чем за 7 дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы устно или письменно для обобщения и подготовки ответа.
5.5. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
5.6. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в общий отдел, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
5.7. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется. В необходимых случаях общий отдел направляет такие письма в правоохранительные органы.
5.8. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по принадлежности.
Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело управляющим делами или заместителем управляющего делами. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.
5.9. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
5.10. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.11. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении, находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.
5.12. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.13. В случаях если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

6. Продление срока рассмотрения обращений граждан

6.1. В случаях, требующих для решения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.
6.2. Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя должностным лицом, отдавшим поручение по обращению.
Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.

7. Требования к оформлению ответа

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают должностные лица в пределах своей компетенции. Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают глава Красногорского района, вице-глава района или заместители главы администрации.
Ответы на поручения Губернатора Московской области, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан подписывает глава Красногорского района, а в его отсутствие - вице-глава Красногорского района.
В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации, ответ подписывается этим должностным лицом.
7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
7.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.
7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие большое общественное значение, может быть вынесено на заседание Совета депутатов Красногорского района.
7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
7.8. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.10. Если по письму дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка в информационной системе "Обращения граждан". Управляющий делами и заместитель управляющего делами вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, и предложить переоформить ответ.
7.12. Организацию контроля за правильностью списания в дело писем граждан осуществляют управляющий делами и заместитель управляющего делами.
7.13. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
7.14. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

8. Организация личного приема граждан

8.1. Личный прием граждан осуществляют глава Красногорского района, вице-глава Красногорского района, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации - главы администраций поселка и сельских округов.
8.2. Запись на прием к главе района, вице-главе и организацию приема граждан осуществляют специалисты общего отдела.
Остальные должностные лица ведут прием по графику, утверждаемому главой района, со специалистами по направлениям.
8.3. Учет личного приема граждан ведется в журнале личного приема установленного образца.
8.4. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
8.5. Запись на повторный прием к руководителям осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
8.6. Должностное лицо при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции может приглашать на прием специалистов подведомственных ему управлений и отделов; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения администрациям поселка или сельских округов, другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности.
8.7. В ходе приема руководитель уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.
8.8. По просьбе заявителя, оставившего свои документы руководителю, ему выдается расписка - бланк установленной формы с указанием даты приема обращения, номера регистрации, количества принятых листов и телефона для справок.
Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
8.9. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление руководителю, осуществляющему прием.
Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, то рассмотрение заявления считается завершенным. После возвращения материалов в дело обращение снимается с контроля, о чем делается отметка в журнале личного приема.
8.10. Материалы с личного приема руководителей хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

9. Контроль за рассмотрением обращений граждан

9.1. Все поступающие обращения граждан ставятся на контроль в общем отделе.
На обращениях, направляемых в структурные подразделения и организации, в общем отделе проставляется штамп "Подлежит возврату вместе с ответом".
9.2. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Губернатора Московской области о рассмотрении обращений граждан. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней.
9.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляют специалисты общего отдела. В структурные подразделения администрации периодически направляются напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает, и о тех, срок рассмотрения, которых уже истек. Указанные напоминания передаются в структурные подразделения под расписку.
9.4. За нарушение порядка и срока письменного ответа на обращения граждан в администрацию Красногорского района должностное лицо несет административную ответственность, установленную Законом Московской области "Об административной ответственности за нарушения законодательства Московской области об обращениях граждан" от 14.07.2005 N 176/2005-ОЗ.